TL;DR
Cara menghitung beban kerja menggunakan rumus Isi Kerja = Beban Kerja x Waktu Penyelesaian. Jam kerja efektif karyawan rata-rata 6 jam 25 menit per hari sesuai Permenkeu No. 175/PMK.01/2016. Hasil perhitungan ini menjadi dasar untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan di setiap posisi.
Satu divisi mengeluh kerjanya terlalu berat, divisi lain terlihat santai padahal jumlah orangnya sama. Situasi seperti ini bukan soal siapa yang lebih rajin, melainkan soal distribusi beban kerja yang tidak seimbang. Cara menghitung beban kerja yang tepat bisa membantu perusahaan menemukan ketimpangan ini sebelum berujung pada turnover atau penurunan produktivitas.
Apa Itu Analisis Beban Kerja?
Analisis beban kerja (ABK) adalah proses menghitung jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh tugas pada suatu jabatan dalam periode tertentu. Tujuan utamanya sederhana: menentukan berapa banyak orang yang benar-benar diperlukan agar pekerjaan selesai tanpa ada yang kelebihan atau kekurangan porsi.
Dalam praktiknya, ABK digunakan oleh tim HR maupun manajemen untuk merencanakan kebutuhan pegawai, menyusun struktur organisasi, hingga menjadi dasar pengajuan anggaran rekrutmen. Instansi pemerintah di Indonesia bahkan sudah mewajibkan penyusunan ABK sebagai bagian dari perencanaan formasi pegawai.
Komponen yang Perlu Disiapkan
Sebelum masuk ke rumus, ada beberapa data yang perlu Anda kumpulkan terlebih dahulu. Tanpa data ini, perhitungan beban kerja hanya akan jadi angka di atas kertas yang tidak mencerminkan kondisi nyata.
- Daftar tugas per jabatan: rincian semua pekerjaan yang dilakukan beserta frekuensinya (harian, mingguan, atau bulanan)
- Waktu penyelesaian: rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan
- Volume pekerjaan: jumlah total unit pekerjaan dalam periode tertentu
- Jam kerja efektif: waktu kerja bersih setelah dikurangi istirahat, ibadah, dan keperluan pribadi
Pengumpulan data ini bisa dilakukan melalui tiga metode: observasi langsung, wawancara dengan karyawan, atau kuesioner yang diisi oleh masing-masing pemegang jabatan. Metode wawancara biasanya paling akurat karena karyawan bisa menjelaskan detail pekerjaan yang tidak terlihat dari luar.
Cara Menghitung Beban Kerja dengan Rumus
Rumus dasar yang digunakan dalam analisis beban kerja cukup mudah dipahami. Yang sering membuat bingung bukan rumusnya, melainkan cara menentukan angka-angka yang masuk ke dalamnya.
Menentukan Jam Kerja Efektif
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 175/PMK.01/2016, jam kerja efektif karyawan adalah 6 jam 25 menit per hari. Angka ini didapat setelah mengurangi jam kerja normal (7 atau 8 jam) dengan waktu istirahat dan keperluan pribadi.
Untuk perhitungan per tahun, caranya seperti ini:
- Jam kerja efektif per hari: 6 jam 25 menit (385 menit)
- Jam kerja efektif per minggu: 5 hari x 385 menit = 1.925 menit
- Jam kerja efektif per tahun: 240 hari x 385 menit = 92.400 menit
Angka 240 hari kerja per tahun sudah memperhitungkan hari libur nasional, cuti bersama, dan cuti tahunan. Jika perusahaan Anda menerapkan jadwal 6 hari kerja, sesuaikan angka ini dengan kebijakan internal.
Rumus Isi Kerja
Rumus utama untuk menghitung beban kerja adalah:
Isi Kerja = Volume Pekerjaan x Waktu Penyelesaian per Unit
Misalnya, seorang staf administrasi memproses 50 surat per hari dan setiap surat membutuhkan waktu 15 menit. Maka isi kerjanya adalah 50 x 15 = 750 menit per hari.
Menghitung Kebutuhan Karyawan
Setelah mengetahui total isi kerja, langkah selanjutnya adalah menghitung berapa orang yang dibutuhkan:
Kebutuhan Karyawan = Total Isi Kerja / Jam Kerja Efektif
Dari contoh di atas, staf administrasi membutuhkan 750 / 385 = 1,95 orang. Artinya, untuk menangani 50 surat per hari secara optimal, dibutuhkan 2 orang staf administrasi.
Baca juga: Mengembangkan Kreativitas Anak Sejak Dini
Contoh Perhitungan Lengkap
Agar lebih jelas, berikut contoh cara menghitung beban kerja untuk posisi customer service di sebuah perusahaan e-commerce:
| Tugas | Volume/Hari | Waktu/Unit (menit) | Total (menit) |
|---|---|---|---|
| Menjawab telepon | 40 panggilan | 5 | 200 |
| Membalas email | 30 email | 8 | 240 |
| Menangani komplain | 10 kasus | 20 | 200 |
| Membuat laporan harian | 1 laporan | 30 | 30 |
Total isi kerja: 670 menit per hari. Dengan jam kerja efektif 385 menit, kebutuhan karyawan = 670 / 385 = 1,74 orang. Dibulatkan ke atas, posisi ini membutuhkan 2 orang customer service.
Perlu diingat, pembulatan tidak selalu ke atas. Jika hasil perhitungan menunjukkan 1,2 orang, bisa jadi satu orang sudah cukup dengan sedikit penyesuaian prioritas tugas. Pembulatan ke atas lebih tepat jika angkanya mendekati atau melebihi 0,5.
Kesalahan Umum dalam Perhitungan
Banyak perusahaan sudah melakukan analisis beban kerja tapi hasilnya tidak akurat. Beberapa penyebab yang sering terjadi:
- Menggunakan jam kerja total, bukan jam efektif. Memasukkan 8 jam penuh tanpa memperhitungkan istirahat dan waktu nonproduktif membuat hasil perhitungan terlihat lebih ringan dari kenyataan.
- Tidak memperhitungkan tugas insidental. Rapat mendadak, koordinasi antar-divisi, dan pekerjaan administratif kecil sering terlupakan padahal menyita waktu cukup besar.
- Data dikumpulkan hanya dari atasan. Atasan sering tidak tahu persis berapa lama sebuah tugas diselesaikan di lapangan. Data terbaik berasal dari pelaksana langsung.
Manfaat ABK untuk Perusahaan
Hasil analisis beban kerja bukan hanya untuk menentukan jumlah karyawan. Ada beberapa manfaat lain yang sering tidak disadari:
- Dasar penyusunan job description yang realistis. Deskripsi pekerjaan yang dibuat berdasarkan ABK lebih mencerminkan kondisi sebenarnya, sehingga ekspektasi terhadap karyawan baru juga lebih wajar.
- Bahan evaluasi efisiensi proses. Jika satu tugas menyita waktu terlalu besar, mungkin prosesnya yang perlu diperbaiki, bukan orangnya yang perlu ditambah.
- Argumen kuat untuk pengajuan headcount. Permintaan tambahan karyawan yang didukung data ABK lebih mudah disetujui manajemen dibanding sekadar keluhan “kerja terlalu berat”.
Perusahaan yang rutin melakukan ABK biasanya juga lebih cepat merespons perubahan. Ketika volume pekerjaan naik karena ekspansi bisnis, mereka sudah punya data untuk memutuskan apakah perlu rekrutmen atau cukup redistribusi tugas.
Kapan Perlu Menghitung Ulang?
Analisis beban kerja bukan pekerjaan sekali jalan. Ada beberapa kondisi yang mengharuskan Anda menghitung ulang:
- Ada perubahan struktur organisasi atau penambahan divisi baru
- Volume pekerjaan berubah karena pertumbuhan bisnis atau perubahan pasar
- Implementasi sistem atau teknologi baru yang mengubah cara kerja
- Tingkat turnover karyawan tinggi di posisi tertentu
Idealnya, ABK dilakukan setidaknya setahun sekali sebagai bagian dari perencanaan headcount tahunan. Dengan data yang diperbarui, keputusan tentang rekrutmen, mutasi, atau bahkan pengurangan karyawan bisa diambil berdasarkan fakta, bukan asumsi.
FAQ
Apa rumus dasar menghitung beban kerja?
Rumus dasarnya adalah Isi Kerja = Volume Pekerjaan x Waktu Penyelesaian per Unit. Untuk menentukan kebutuhan karyawan, bagi total isi kerja dengan jam kerja efektif per hari (385 menit atau 6 jam 25 menit).
Berapa jam kerja efektif karyawan per hari?
Menurut Permenkeu No. 175/PMK.01/2016, jam kerja efektif adalah 6 jam 25 menit per hari. Angka ini sudah dikurangi waktu istirahat, ibadah, dan keperluan pribadi dari total jam kerja normal.
Apa bedanya analisis beban kerja dengan analisis jabatan?
Analisis jabatan fokus pada deskripsi tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan suatu posisi. Analisis beban kerja fokus pada volume dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, serta berapa orang yang diperlukan.
Metode apa saja yang digunakan untuk mengumpulkan data ABK?
Ada tiga metode utama: observasi langsung terhadap karyawan saat bekerja, wawancara dengan pemegang jabatan, dan kuesioner yang diisi karyawan. Kombinasi ketiganya menghasilkan data paling akurat.
